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Numérisation des archives

 

Qu’est-ce que la numérisation des archives ?

La numérisation des archives consiste à convertir des documents physiques en fichiers numériques, facilitant leur stockage, leur accès et leur gestion. Grâce à cette transformation, les entreprises peuvent centraliser l’information, limiter l’espace dédié aux documents papier et améliorer la traçabilité.

Au-delà d’un simple transfert de support, cette démarche s’intègre dans une stratégie globale de gestion documentaire visant à garantir la sécurité des données et à simplifier les processus métiers. Une fois numérisés, les documents peuvent être indexés et consultés instantanément, éliminant ainsi les contraintes du papier.

Chez DSI, la numérisation repose sur des processus rigoureux, garantissant une copie fidèle des documents conformément à la norme NFZ 42-026. Cela assure l’intégrité et la valeur légale des documents numériques, un point essentiel pour les entreprises soumises à des obligations de conservation.

En modernisant l’archivage, les entreprises gagnent en réactivité tout en garantissant une conformité stricte aux réglementations en vigueur.

Une personne en chemise bleue soulève le couvercle d'un grand copieur ou scanner de bureau, se préparant à placer ou à retirer un document sur la surface de numérisation en verre.

Dématérialiser ses archives

Dématérialiser ses archives ne signifie pas uniquement scanner des documents. C’est une transformation en profondeur qui apporte des avantages stratégiques :

  • Accessibilité améliorée : Recherchez un document en quelques secondes, où que vous soyez.
  • Sécurisation des données : Protégez vos informations sensibles avec des systèmes de stockage conformes aux normes RGPD et ISO.
  • Optimisation des flux de travail : Automatisez la gestion des documents pour une meilleure productivité des équipes.
  • Économie d’espace : Libérez des mètres carrés en remplaçant les salles d’archives par des solutions numériques.

Nos prestations de numérisation intègrent également des étapes d’état des lieux initial, la dépollution des documents (retrait des agrafes, préparation du papier, découpe croisée…), la réalisation d’un plan de classement afin de garantir une numérisation sans erreurs.

La dématérialisation des archives facilite votre gestion documentaire

  • Face à un fort volume d’informations, les entreprises doivent gérer un flux documentaire toujours plus complexe. Une archive mal rangée ou difficile d’accès peut générer des pertes de temps importantes et compliquer la prise de décision.Grâce à la numérisation des documents, les informations sont structurées et accessibles en quelques clics. Des outils de Gestion Électronique des Documents (GED) permettent de classer, indexer et partager les fichiers en toute simplicité.Avec DSI, chaque document peut être indexé avec des métadonnées pertinentes, facilitant sa recherche et son exploitation. De plus, nos solutions de stockage sécurisé sur site ou en GED garantissent une protection optimale contre la perte ou l’altération des données.
Une personne tapant sur un ordinateur portable avec des icônes de dossiers jaunes numériques flottant au-dessus du clavier, symbolisant la gestion de fichiers ou l'organisation de données sur un ordinateur.
Vue rapprochée de plusieurs piles de classeurs à anneaux et de dossiers, remplis de documents et de papiers, disposés horizontalement et verticalement, créant un motif dense et organisé.

La numérisation des archives, un geste écoresponsable

Au-delà de l’efficacité opérationnelle, la dématérialisation joue un rôle clé dans la stratégie RSE des entreprises. Réduire l’usage du papier diminue l’impact environnemental et participe à une démarche plus respectueuse des ressources naturelles.

  • Moins de papier = Moins de déchets : L’archivage numérique réduit la consommation de papier, limitant ainsi l’empreinte carbone.
  • Recyclage des documents : Les archives papier obsolètes peuvent être valorisées grâce au recyclage.
  • Réduction des déplacements : L’accès aux documents à distance supprime les besoins de transport liés à la consultation physique des archives.

Chez DSI, la gestion responsable des archives inclut un processus de destruction confidentielle des documents papier après numérisation, en partenariat avec des acteurs du recyclage.

Des questions à propos de DSI ?

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Scanner vos archives pour faire des économies

  • L’archivage physique représente un coût caché important : l’espace occupé par les documents, la gestion administrative et la sécurisation des archives engendrent des dépenses continues. Numériser ses archives permet de réduire ces coûts de manière significative.
    • Réduction des coûts de stockage : Fini les locaux dédiés aux archives, place au cloud sécurisé.
    • Moins de main-d’œuvre administrative : L’automatisation permet un gain de temps considérable.
    • Optimisation des audits et de la conformité : Un accès rapide aux documents évite les sanctions liées à la perte d’informations obligatoires.

    Grâce à ses équipements de scanners performants, DSI garantit une numérisation rapide et efficace tout en optimisant les coûts opérationnels.

Une personne place une feuille de papier sur la vitre d'un scanner à plat, prête à numériser le document. Le couvercle du scanner est ouvert et la main de la personne tenant le papier est visible.

Quelles sont les étapes de la numérisation ?

Mettre en place une solution de numérisation des archives suit un processus bien structuré :

  1. Audit et analyse des besoins : Définition des types de documents à numériser et des normes à respecter (RGPD, ISO 9001…).
  2. Préparation des documents : Dépollution des archives (retrait des agrafes, réparation des pages détériorées…).
  3. Numérisation : Scan haute résolution avec reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la recherche.
  4. Indexation et classification : Attribution de mots-clés et intégration des documents dans un système de gestion électronique.
  5. Stockage sécurisé : Hébergement des fichiers sur des serveurs conformes aux standards de cybersécurité ou en GED intégrée.
  6. Destruction, restitution ou archivage physique sécurisé : Élimination responsable des documents papier ou conservation dans un centre d’archivage sécurisé.
Schéma circulaire illustrant les étapes de traitement documentaire : état des lieux, convention, dépollution, numérisation, reconstitution, indexation, gestion électronique, stockage, destruction confidentielle.

Pourquoi choisir DSI pour votre numérisation ?

DSI, acteur engagé dans l’économie sociale et solidaire, propose une solution de numérisation clé en main alliant performance et responsabilité environnementale.

Expertise en gestion documentaire : Plus de 25 ans d’expérience dans l’optimisation des processus documentaires.
Conformité et sécurité : Certification ISO 9001 et respect des normes RGPD pour assurer la protection des données.
Engagement RSE : Démarche écoresponsable avec le recyclage des documents papier et l’optimisation du bilan carbone.
Technologie avancée : Équipements de scanners rapides et indexation conforme aux standards.
Accessibilité et inclusion : Une entreprise adaptée qui favorise l’emploi des personnes en situation de handicap.

Contactez-nous dès maintenant pour un audit personnalisé !