L’assistance administrative consiste à déléguer ou externaliser des tâches permettant d’optimiser les processus internes et d’accroître l’efficacité opérationnelle d’une organisation. Cette externalisation offre des bénéfices concrets : réduction des coûts, amélioration de la productivité, et permet aux entreprises de se concentrer sur leurs cœurs de métiers.
Réception et tri du courrier : dispatching aux services concernés.
Traitement des mails : suivi des demandes, réponse aux sollicitations.
Classement et archivage : gestion documentaire conforme aux normes en vigueur.
Dématérialisation et numérisation : digitalisation des documents avec indexation et stockage sécurisé.
Saisie et contrôle des factures : vérification et transmission aux services comptables.
Création et suivi des commandes SAP : saisie, validation et mise à jour des commandes fournisseurs.
Gestion des amendes et pénalités : réception, analyse et traitement administratif.
Création et gestion des avoirs : suivi des remboursements et correctifs financiers.
Réception et traitement des candidatures : tri et transmission aux responsables RH.
Gestion des dossiers salariés : mise à jour des informations et documents obligatoires.
Contrôle de conformité des documents : vérification des pièces d’identité, diplômes, justificatifs.
Saisie des notes de frais : enregistrement et validation des remboursements.
Sous-traiter ces missions permet aux services RH de se concentrer sur le recrutement et la gestion des talents.
Gestion des appels et des demandes clients : assistance multicanale (téléphone, email, chat).
Suivi des réclamations et litiges : résolution et communication avec les clients.
Qualification des données sur CRM (Salesforce, SAP, etc.) : mise à jour des fiches clients et reporting.
Réalisation d’enquêtes de satisfaction : analyse et amélioration de l’expérience client.
Un bon service client garantit fidélisation et image de marque positive.
Captation et enregistrement audio : prise en charge des supports fournis ou enregistrement direct avec matériel adapté sur site Client.
Transcription textuelle fidèle ou reformulée : verbatim, synthèse ou compte rendu structuré selon les besoins.
Respect des délais et confidentialité : traitement rapide, sécurisé et conforme aux exigences RGPD.
Indexation et mise en forme personnalisée : intégration de titres, intervenants et mise en page sur-mesure.
Une retranscription professionnelle permet de valoriser les échanges, d’assurer le suivi des décisions et de conserver les échanges de façon claire et exploitable pour chaque réunion.
DSI met en place des protocoles stricts de cybersécurité pour garantir la sécurité des interactions clients et des données sensibles :
Grâce à ces mesures, DSI garantit un support performant tout en protégeant les données contre les risques numériques.
Ces tâches sont indispensables mais leur gestion en interne peut être coûteuse et chronophage. Dès lors, pourquoi ne pas les déléguer à des experts ?
L’externalisation de la gestion administrative offre de nombreux avantages :
Certaines entreprises vont encore plus loin en intégrant un engagement sociétal dans leur choix de prestataire.
Pourquoi ne pas confier votre gestion administrative à une entreprise inclusive et responsable ?
Faire appel à une Entreprise Adaptée comme DSI, c’est choisir un support administratif performant tout en soutenant une démarche socialement responsable. DSI emploie majoritairement des travailleurs en situation de handicap, garantissant un service de qualité tout en favorisant l’inclusion.
